Online-Bildungsangebote klug verwalten (2): Teilnahmebestätigungen

Neue Formate benötigen neue Verwaltungsabläufe – das betrifft zum einen die Verwaltung von Anmeldungen, zum anderen die Überprüfung der tatsächlichen Anwesenheit und die Ausstellung von Teilnahmebestätigungen. Während sich unser erster Beitrag zum Thema mit unterschiedlichen Verwaltungslösungen beschäftigte, gehen wir hier auf Lösungen für Teilnahmebestätigungen ein.

 

Online-Teilnahme bestätigen: Ein Schritt in Richtung Professionalisierung

Infolge von Corona wurden viele Präsenzangebote rasch in den Online-Raum verlegt und beispielsweise in Form von Webinaren bzw. Live-Online-Veranstaltungen abgehalten. Dabei wurde aufgrund der hohen Dynamik oft auf das Ausstellen von Teilnahmebestätigungen verzichtet. Den Lernenden fehlt dann ein Nachweis für ihre Teilnahme und das Gelernte. Damit sind Webinare nirgends anrechenbar und werden im Vergleich zu Präsenzseminaren abgewertet. Das Ausstellen von Teilnahmebestätigungen für die aktive Teilnahme wirkt dem entgegen und macht qualitätsvolle Online-Angeboten besser sichtbar – ein Schritt in Richtung Professionalisierung.

 

Anwesenheit überprüfen und Teilnahme bestätigen

Eine Herausforderung ist oft der Abgleich von angemeldeten und tatsächlich anwesenden Personen. Zum einen muss sichergestellt sein, dass nur angemeldete TeilnehmerInnen den Kurs- oder Webinar-Raum „betreten" können – zum Beispiel, indem erst mit der Anmeldebestätigung der Link zum Raum versendet wird. Zum anderen muss aus unterschiedlichen Gründen die tatsächliche Anwesenheit von TeilnehmerInnen dokumentiert werden – sei es für den Erhalt einer Förderung oder für die Ausstellung einer Teilnahmebestätigung. Wie bei Präsenzveranstaltungen gilt es sicherzustellen, dass nur jene TeilnehmerInnen eine Bestätigung erhalten, die aktiv an der Veranstaltung teilgenommen haben.

 

Szenario 1: Teilnahmebestätigung individuell versenden

Bei einer „Eigenbau-Lösung" kann man sich hierzu verschiedener Methoden bedienen – man macht z.B. einen Screenshot vom Chat, in dem alle TeilnehmerInnen aufgefordert sind, ihren Namen zu posten. Oder es wird gegen Ende einer Veranstaltung ein „Losungswort" bekanntgegeben, mit dem innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine Teilnahmebestätigung per Mail angefordert werden kann.

 

Diese Variante bietet den Vorteil, dass sie mit gängigen Office-Programmen (z.B. in Form eines Serienbriefs) ohne zusätzliche Software bewältigt werden kann. Allerdings kann der Aufwand je nach Anzahl der TeilnehmerInnen recht hoch sein.

 

Szenario 1: Download via Eventmanagement-Software

Verwendet man eine Eventmanagement-Software wie etwa eveeno, gibt es dort auch die Möglichkeit, die TeilnehmerInnen direkt im System „einzuchecken" – man setzt also ein Häkchen bei jenen, die tatsächlich anwesend waren. Hat man eine entsprechende Vorlage im System hinterlegt, haben die TeilnehmerInnen im Nachhinein die Möglichkeit, sich über ihren persönlichen Anmeldelink eine personalisierte Teilnahmebestätigung herunterzuladen.

 

Diese Variante bietet den Vorteil, dass die Bestätigungen automatisiert im System erstellt werden und kein zusätzlicher Administrations-Aufwand anfällt. Zu berücksichtigen ist jedoch die Einarbeitung in das neue System und ggf. anfallende Kosten für die Software (bei kostenpflichtigen Events). Zudem stößt auch eine Verwaltungssoftware irgendwann an ihre Grenzen – wenn Online-Formate permanent ins Kursangebot aufgenommen werden sollen, lohnt es sich, den Einsatz eines vollwertigen Lernmanagementsystems zu überlegen.