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Online-Bildungsangebote klug verwalten (1): Anmeldungen

24.08.2020, Text: Julia Schindler, Redaktion: Redaktion/CONEDU
Viele Einrichtungen haben ihr Bildungsportfolio um Online-Angebote erweitert und sind nun gefordert, diese zu administrieren. Der erste von zwei Beiträgen zum Thema zeigt, welche Möglichkeiten es gibt, Anmeldungen online zu verwalten.
  • Foto: Unsplash Lizenz, https://unsplash.com
    Neue Formate benötigen neue Verwaltungsabläufe – das gilt auch für die Kursanmeldung.
Webinare oder Online-Kurse sind in den letzten Monaten mehr und mehr zur Selbstverständlichkeit geworden. Aber während für die Verwaltung von Präsenzkursen alle Abläufe geklärt sind, stellen sich für Online-Formate altbekannte Fragen plötzlich neu: wie können sich InteressentInnen für Online-Termine anmelden? Wie kommen alle relevanten Informationen an die richtigen Leute? Wie kann die Teilnahme an den Terminen überprüft und auch bestätigt werden? Hier wird schnell klar: neue Formate benötigen neue Verwaltungsabläufe.

 

Verwaltung mit Formularen oder per Software-Lösung?

Wir haben uns zwei grundsätzliche Herangehensweisen angesehen und für unterschiedliche Szenarien passende Software getestet. Das Fazit: Webinar-Verwaltung mit Formularen ist flexibler und belässt mehr Kontrolle über die eingegebenen Daten beim Bildungsanbieter. Eventmanagement-Software spart Zeit und minimiert Fehlerquellen – sobald sie gut bedient werden kann.

 

Bei den vorgestellten Programmen wurde darauf geachtet, dass diese in einer kostenfreien Variante zur Verfügung stehen und datenschutzkonform einsetzbar sind. Trotzdem sollte vor dem Einsatz von Software, mit der personenbezogene Daten gesammelt wird, immer Rücksprache mit Datenschutzbeauftragten, Vorgesetzten, KollegInnen oder RechtsberaterInnen gehalten werden.

 

Szenario 1: Anmeldung via Formular

Für dieses Setup wird ein Online-Formular für Anmeldungen angelegt. Die gesammelten Daten werden anschließend ausgelesen und mit Office-Programmen weiterverarbeitet.

 

Zuerst wird bei einem Anbieter für Formular-Software ein Formular erstellt, das bei der Beschreibung des online-Angebots als „Anmeldung" verlinkt wird. Nach Ablauf der Anmeldefrist können die Anmeldedaten als Liste heruntergeladen werden. Diese Liste bildet die Grundlage, mit der in diversen Office-Programmen Bestätigungs-Mails, Anwesenheitslisten oder Teilnahmebestätigungen (z.B. als Serienbriefe) erstellt werden können.

 

Eine solche Formular-Lösung bietet den Vorteil, dass keine Kosten für neue Software anfallen und für die Bearbeitung auf bekannte Office-Programme zurückgegriffen werden kann. Die Kontrolle über die Daten bleibt beim Kursanbieter. Allerdings müssen die Daten aus den Formularen händisch weiterverarbeitet werden, was gerade bei einer großen Anzahl an TeilnehmerInnen sehr aufwändig sein kann und ein sorgfältiges, datensparsames Handeln der Personen voraussetzt, die die Daten bearbeiten. Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen muss der Zahlungsprozess separat abgewickelt werden, da in der Software für Online-Formulare keine Bezahl-Funktion integriert ist.

 

Software für Online-Formulare

easy-feedback ist eine Plattform für online-Umfragen mit intuitiver Benutzeroberfläche, die auch in der kostenlosen Variante gut konfiguriert und einfach heruntergeladen werden können.

happy forms ist ein kostenloses Plugin für Wordpress-Seiten, mit dem Formulare erstellt und in bestehende Seiten eingebunden werden können.

 

Szenario 2: Online Kursverwaltung mit Eventmanagement-Software

Eventmanagement-Software wickelt sowohl das Sammeln von Anmelde-Daten als auch deren Verarbeitung an einem Ort ab. Damit entfallen der Export und die erneute Bearbeitung der Daten in anderen Programmen.

 

Auf einer online-Plattform wird zuerst ein „Event", also zum Beispiel ein Kurs oder ein Webinar, angelegt. InteressentInnen finden auf dieser Plattform dann die Beschreibung des „Events" sowie einen Anmelde-Link vor. Die Eventmanagement-Software nimmt die Anmeldungen (und ggf. auch Zahlungen) online entgegen, schickt ein Bestätigungs-Mail und generiert im besten Fall auch eine Teilnahmebestätigung.

 

Die Vorteile der Software-Lösung liegen in der Reduktion möglicher Fehlerquellen und der potentiellen Zeitersparnis, da die Daten nicht händisch weiterverarbeitet werden müssen. Lösungen wie „eveeno" bieten die Möglichkeit, die Zahlung direkt bei der Anmeldung mit abzuwickeln. Nachteilig ist die Bindung an einen Anbieter, da alle Verarbeitungsschritte in einem Programm passieren und oft keine Exportmöglichkeit gegeben ist. Außerdem ist mit einem gewissen Zeitaufwand für die Einarbeitung in die neue Software zu rechnen. Für Anbieter, die kostenpflichtige Veranstaltungen erstellen möchten, entstehen dadurch ggf. Kosten für die Software.

 

Eventmanagement-Software

Auf der Plattform eveeno können Events angelegt werden, Anmeldungen registriert und bestätigt, Wartelisten erstellt und Teilnahmebestätigungen (erst als beta-feature) generiert werden. Solange die Veranstaltung kostenlos ist, ist eveeno es auch.

 

event espresso 4 decaf ist ein Wordpress-Plugin, mit dem ebenfalls events erstellt und Anmeldungen entgegengenommen werden können. Die decaf (oder „lite") Version ist kostenlos.

 

Online-Bildungsveranstaltungen klug verwalten (2): Teilnahmebestätigungen

Auch die besten Verwaltungs-Werkzeuge haben nicht auf alle Fragen gute Antworten. Wie kann die tatsächliche Anwesenheit von TeilnehmerInnen überprüft und dokumentiert werden? Wie kann man für Online-Veranstaltungen ohne großen Aufwand Teilnahmebestätigungen ausstellen und was bringt das für die TeilnehmerInnen? Diesen Fragen widmet sich ein zweiter Beitrag zum Thema, der ebenfalls auf erwachsenenbildung.at/digiprof zur Verfügung steht.

Creative Commons License Dieser Text ist unter CC BY 4.0 International lizenziert.
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