Digitale Zusammenarbeit 4.0: ein Buch für die Praxis

Was zeichnet gute Zusammenarbeit in der digitalen Welt aus? Die Antwort: Pre-Empathie. Der Diplom-Pädagoge und Experte für innovative Formen des Lernens und Arbeitens Jöran Muuß-Merholz stellt in seinem Buch das Konzept der Pre-Empathie als wesentliche Komponente der Zusammenarbeit vor.

Vorausdenken, aber empathisch!

Pre-Empathie meint die Voraussicht, mit der jemand Dinge erledigt, sodass Kolleg*innen es zu einem späteren Zeitpunkt leichter haben werden.

Wesentlich für pre-empathische Zusammenarbeit ist, dass man sich in die Situation des Gegenübers versetzt und versucht nachzuempfinden, wie sich der jeweilige Arbeitsschritt auf die Person auswirken wird. In Folge adaptiert man den eigenen Arbeitsschritt, um Stress, Frustration oder Unklarheit vorzubeugen.

Ein einfaches Beispiel: Verhält man sich pre-empathisch, wählt man einen Dateinamen oder den Betreff einer E-Mail so, dass dieser für die Empfänger*innen Sinn ergibt. Es ist davon auszugehen, dass jemand die Datei suchen wird – durch die clevere Wahl des Dateinamens erleichtert man der Person die Suche.

Zwischen Ordnung, Zeitersparnis und Kollegialität

Der Autor zeigt anhand eingängiger Beispiele, welche Schwierigkeiten entstehen, wenn man analoge Arbeitsweisen in die digitale Welt einfach übernimmt. So führt etwa das Anlegen unterschiedlicher Ordner in digitalen Arbeitsprozessen eher dazu, einzelne Dokumente unnötigerweise suchen zu müssen. Verlinkungen können hier Abhilfe schaffen. Werden etwa am Anfang eines Dokuments Links zu anderen Dateien eingefügt, die im jeweiligen Kontext essentiell sind, erspart man sich selbst und den Kolleg*innen ein unnötiges Suchen bestimmter Dateien. Die Verlinkungen können dabei auch wechselseitig angelegt werden, d.h. zwischen Dokumenten, Kalendereinträgen und den To-dos auf einer Online-Kollaborationsplattform, wie z.B. Trello.

Tipps, Tricks und Hacks für die Zusammenarbeit

Das Buch enthält eine Vielzahl an einfachen und zugleich sehr praktikablen Ratschlägen für die Zusammenarbeit in einem digital geprägten Alltag.

Ein einfacher, aber sehr hilfreicher Tipp für Dokumente besteht darin, Textstellen auszugrauen, die nicht länger relevant sind. Dadurch werden wichtige Inhalte hervorgehoben, während ältere oder erledigte Einträge erhalten bleiben – für den Fall, dass man diese einmal benötigen sollte.

Mehr Durchblick bei Terminen

Bei Terminen kann es bspw. sehr hilfreich sein einen Operator anzuführen. So verrät der Operator „beratschlagen“ bereits, dass die Ideen und Meinungen der Beteiligten im Mittelpunkt stehen. Der Begriff „briefen“ hingegen deutet an, dass etwa neue Aufgaben erläutert werden. Die Bedeutung eines Operators ist dabei dem ganzen Team bekannt. Durch ihn werden Kolleg*innen bereits vorab darüber informiert, was sie beim Termin erwartet oder was von ihnen erwartet wird. Zugleich hilft ein Operator auch der Person, die den Termin erstellt und den Operator vergibt, da sie dadurch die Gelegenheit hat ihre eigenen Erwartungen an den Termin zu konkretisieren.

Kommunikation im Team, aber richtig!

Auch für die Gruppenkommunikation hält die „Gebrauchsanleitung“ von Jöran Muuß-Merholz konkrete Tipps parat. Um etwa zu vermeiden, dass unnötig viele Antworten an alle Gruppen-Mitglieder eines Messanger-Dienstes verschickt werden, kann den Kolleg*innen ein Ort außerhalb des Messanger-Dienstes für ihre Antworten zur Verfügung gestellt werden, etwa ein Online-Formular oder eine Tabelle. Auf diese Weise fühlt sich niemand von unnötigen Nachrichten gestört und die fragestellende Person hat keine Mühe damit, die Vielzahl an unterschiedlichen Antworten zu filtern, da sie bereits übersichtlich in einer Tabelle vorliegen.

Auch auf absolute Zeitangaben sollte geachtet werden. Anstatt Teilnehmenden vor einer Pause zu sagen „In 15 Minuten geht es weiter“, sollte die konkrete Uhrzeit genannt werden: „Um 12:30 Uhr geht es weiter.“ Noch pre-empathischer wäre es, die Uhrzeit auch in den Chat des Online-Raumes zu schreiben oder als Folie am Bildschirm einzublenden. 

Muuß-Merholz, Jöran (2024) Digitale Zusammenarbeit 4.0 – die Gebrauchsanleitung! Band 2: Praktiken – Wie Teams vernetztes, kollaboratives und asynchrones Arbeiten geregelt kriegen. Hamburg: ZLL21 – der Verlag. 317 Seiten. € 20,99 (Taschenbuch). ISBN: 3384337018