Nachhaltiges Datenmanagement: Ökonomisch sinn- und ökologisch wertvoll

Grafik: Corporate Digital Responsibility (Alle Rechte vorbehalten, dpm Digitalisierungs GmbH, https://www.dpm.gmbh)

Taten für weniger Daten

Ziel ist, Organisationen – darunter auch Erwachsenenbildungseinrichtungen – aufzuzeigen, dass Digitalisierung auch Nachhaltigkeitszielen (siehe IPPC-Report) gerecht werden kann. Der vorliegende Beitrag legt den Fokus auf nachhaltiges Datenmanagement und zeigt beispielhaft sofort umsetzbare Maßnahmen auf.

Ein Ansatzpunkt für ein nachhaltiges Datenmanagement ist dabei der Blick auf die bei digitalen Tätigkeiten erzeugten Treibhausgas-Emissionen, die in CO₂-Emissionen angegeben werden. Eine Möglichkeit, CO₂-Emissionen bei digitalem Arbeiten einschätzen zu können, ist es, zu messen, wieviel Daten-Speicher verbraucht wird. Als Faustregel gilt: Je mehr Speicher benötigt wird, desto mehr CO₂-Emissionen werden verursacht. Denn die Server, die es für die Datenspeicherung braucht, benötigen Strom, der wiederum CO₂-Emissionen verursacht.

CO₂ bei E-Mails und Online-Meetings reduzieren

Bei E-Mail-Kommunikation mit Teilnehmenden, mit Trainer:innen oder Kolleg:innen lohnt es vorher genau zu überlegen, ob Daten gespart werden können, indem Text verringert, der Verteiler reduziert und auf Anhänge verzichtet wird.
Während eine E-Mail als Textnachricht nur etwa 1 bis 4 g CO₂-Emissionen pro Empfänger:in erzeugt, steigern sich diese bei einer E-Mail mit Anhang auf 30 bis 50 g pro Empfänger:in.

Anstatt Attachements beizufügen, ist es daher CO₂-sparender die wichtigen Informationen als Text zu formulieren oder – wenn das nicht möglich ist - eine direkte Verlinkung auf Dokumente an einem zentralen Speicherort zu legen. Um in E-Mail-Nachrichten Daten und damit CO₂ zu sparen, kann bei interner Kommunikation beispielsweise auch die E-Mail-Signatur weggelassen werden.

Sind die CO₂-Emissionen bei textbasierten E-Mails generell eher gering einzuschätzen, ist das Videostreaming von deutlich höherer Bedeutung. Studien zu CO₂-Emissionen bei Videostreaming, Videotelefonie und Online-Meetings liefern bisher unterschiedliche Daten zum möglichen Einsparungspotenzial (z.B. US-Studie aus 2021 oder Studie der BBC 2020 - PDF; weitere Informationen). Auch wenn die Messwerte in den Studien variieren, wird deutlich, dass bei digitaler Kommunikation ohne Video die CO₂-Emissionen um bis zu 96% reduziert werden können. Je nach didaktischem Verlauf empfiehlt es sich also, in plenaren Phasen oder mit vertrauten Gruppen immer wieder mal die Videofunktion zu deaktivieren. Auch aus didaktischer Sicht kann es lohnen, wenn es den Teilnehmenden hilft, sich verstärkt auf Inhalte zu konzentrieren. Nachhaltigkeit im Lernen durch Wechseln von Lernkanälen verbindet sich dann mit Nachhaltigkeit im Klimaschutz, wenn auch in Online-Meetings analoge Lernphasen – beispielsweise Einzelarbeit oder Austausch via Telefon (siehe auch Beitrag auf ORF online) – integriert werden.

Nachhaltige Organisation und Software

Die Standardisierungen von Geschäftsprozessen, wie z.B. bei Bestellungen oder Teilnehmer:innenverwaltung, verringert nicht nur den Arbeitsaufwand, sondern auch CO₂-Emissionen. Durch Vereinheitlichung von Software-Systemen – insbesondere bei Kommunikationslösungen, wie z.B. MS Teams, Zoom, Google-Meet, MS Outlook usw. – können Organisationen CO₂ einsparen.

Die Einschränkung von Admin-Berechtigungen trägt ebenso zu Klimaschutz bei, weil einzelne User:innen keine Software auf den Rechnern installieren können, die auch dann Speicherplatz belegen, wenn sie nicht aktiv genutzt werden.

Collaboration-Tools, also Software die z.B. die Zusammenarbeit mehrerer Menschen an einem gemeinsamen Dokument ermöglicht, bringen CO₂-Einsparungen, weil Daten damit geteilt werden anstatt sie zu vervielfältigen. Dies gilt gleichermaßen für die interne Zusammenarbeit in Erwachsenenbildungseinrichtungen als auch für die gemeinsame Erarbeitung von Gruppenaufgaben durch Teilnehmende in Seminaren. Beispielsweise kann eine Ideensammlung auf einem gemeinsamen Dokument mit spezieller Software erfolgen, anstatt Dateien mehrmals von A nach B zu senden.

Zentrale Dateiablage und das richtige Bildformat

Das konsequente Löschen von nicht mehr nötigen Daten sowie das Speichern in einer zentralen Dateiablage – beispielsweise in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder in einem Cloud-System – spart zusätzliches Speichern auf lokalen Endgeräten und damit CO₂ ein.

Bei Bildern ist die Bildauflösung ein relevanter Hebel für die CO₂-Reduktion. So verbraucht das Format .jpg um ein Vielfaches weniger Speicherplatz als Bilder im .png-Format. Beim Einbetten von Bildern in Texten kann in der aktuellen Word-Version die Funktion "Bilder komprimieren" im Menü "Bildformat" zur Speicheroptimierung beitragen. Das kann sowohl bei der Erstellung von Print- und Online-Skripten beachtet werden als auch bei internen Dokumenten – wie beispielsweise der Integration von Screenshots bei Anleitungen von Lernmanagementsystemen.

Bewusstsein und Mindset schaffen

Es ist wichtig, Informationen über die hier beschriebenen Möglichkeiten der CO₂-Einsparung systematisch an Mitarbeitende von Erwachsenenbildungseinrichtungen weiterzugeben. Im Zuge von Digitalisierung sind daher auch Schulungsmaßnahmen zentral. In internen Workshops für Mitarbeitende können CO₂-Einsparmöglichkeiten gemeinsam erarbeitet als auch in der Kommunikation mit externen Trainer:innen sowie Teilnehmer:innen darauf hingewiesen werden.
Organisationsvorgaben wie beispielsweise zentrale Datenablage sind diesbezüglich hilfreich und die Einhaltung dieser Vorgaben ist wichtig zu monitoren.

Kritischer Blick auf Wirkungen der Digitalisierung

Zu nachhaltigem Datenmanagement gehört die Auseinandersetzung mit Vorbehalten gegenüber Digitalisierungsvorhaben. Widerstände und Ängste von Betroffenen sind ernst zu nehmen und können durch gezielte Information und Schulung reduziert oder oft sogar gänzlich beseitigt werden. Fragen der Datensicherheit sind zu besprechen, Auswirkungen der Digitalisierung auf die Beteiligungsmöglichkeiten in Bildungsprozessen können Organisationen der Erwachsenenbildung als Aspekt der sozialen Nachhaltigkeit einbeziehen.
In der didaktischen Planung ist abzuwägen, wann Präsenz- oder Online-Settings zielführend sind. Gleiches gilt für CO₂-sparende Maßnahmen wie das Ausschalten der Kamera in Online-Seminaren.

Nachhaltigkeit laufend thematisieren

Erwachsenenbildner:innen treffen täglich, bewusst oder unbewusst, Entscheidungen, wieviel CO₂-Emissionen im Zuge ihrer Tätigkeiten entstehen, eingespart oder vermieden werden.
Die Wirkung nachhaltiger Handlungsweisen immer wieder zu kommunizieren, trägt zu einem nachhaltigen Mindset in der Organisation bei.
Klimaschonendes Verhalten wird erreicht, wenn sowohl ein Bewusstsein für die Auswirkungen des eigenen Handelns geschaffen wird als auch aufgezeigt wird, wie jede Person selbst und die Organisation einen Beitrag zur CO₂-Reduktion leisten kann.

Über die Autorinnen
Sonja Url-Zacharias ist Unternehmensberaterin mit Schwerpunkt Digitalisierung. Als Teilnehmerin im Projekt Klimaschutz in Training und Beratung wird sie bei der nächsten Klimaschutzgala des Landes Steiermark als Ich tu´s Bildungspartnerin im Bereich Training und Beratung ausgezeichnet.

Andrea Widmann koordiniert das Projekt Klimaschutz in Training und Beratung gemeinsam mit Ecoversum.

Serie zu Klima- und Umweltschutzbildung auf erwachsenenbildung.at

Hochwasser, Waldbrände, Hungersnot – ExpertInnen der Klimaforschung warnen vor den Folgen extremer Wettereignisse durch den Klimawandel. Verschiedene politische Strategien wie etwa der UN-Aktionsplan Agenda 2030 versuchen, dieser Herausforderung zu begegnen. Dabei sehen sie auch Bildungsinstitutionen gefordert, Aufklärungsarbeit zu leisten, Diskurse zu ermöglichen und "grüne" Kompetenzen zu fördern. Wo setzt hier die Erwachsenenbildung an? In der Serie "Klima- und Umweltschutzbildung" versammeln wir Beiträge, die sich dieser Frage widmen und Antworten geben.