Worauf erfolgreiche ProjektmanagerInnen beim Erasmus+ Antrag achten

Verstehen, was gefragt ist

Wenn es um den Zugang zum Projektmarkt geht, ist am Beginn einer Antragstellung die hermeneutische Kompetenz gefragt. Planungsdokumente wollen verstanden werden. Im empathischen Sinn ist es zusätzlich notwendig, sich in die Perspektive der Fördergeber und die der Projektzielgruppen begeben zu können.

Wachsende Konkurrenz wahrnehmen

Die Konkurrenz bei EU-Förderungen ist riesig geworden. Eine Unzahl von ProjektmanagerInnen, viele von ihnen schon lange im Geschäft, bildet eine Community mit ständig wachsendem Know-how, wodurch die Latte für die Genehmigung eines Antrags immer höher gelegt wird. Eine Chance auf eine positive Rückmeldung haben jene, die diesen Markt begreifen.

Spielregeln aneignen

Die Spielregeln dieses Systems lassen sich aus den relevanten Dokumenten allein nicht erschließen. Die Nationalagentur Erasmus+ Bildung in Österreich beispielsweise liefert Zusammenfassungen und Erklärungen zu den offiziellen Dokumenten und hilft damit, ein Gespür für diesen Kontext zu entwickeln. Angebotene Informationstage bieten einen weiteren Zugang zur Welt der jeweiligen Projektschiene: Welche Personen, welche Organisationen nehmen teil? Welcher Sprachgebrauch herrscht vor?

Was will die antragstellende Einrichtung

Wie bei allen Projekten gilt es, am Beginn des Prozesses die Frage zu stellen nach dem „Wozu?“. Eine Selbstreflexion, eine Überprüfung der Beweggründe und Motivationen der eigenen Organisation ist notwendig. Das Thema sollte in der eigenen Organisation anschlussfähig sein und zu den Strategien und dem Projektportfolio passen.

Projektteam mit spezifischen Kompetenzen

Der Erfolg von Projekten hängt an den handelnden Personen. Die antragstellende Organisation benötigt MitarbeiterInnen, die neben kultureller Offenheit und Lernbereitschaft auch die erforderlichen Fremdsprachenkenntnisse mitbringen. Zudem sollten sie eine Affinität zur Nutzung von aktuellen Technologien und zum Einsatz von Social Media-Tools aufweisen. Hohe Projektmanagementkompetenz gehört ohnehin dazu.

Nicht nur auf den Intellectual Output schielen

Schon im Antrag sollte sich zeigen, dass professionelle ProjektmanagerInnen am Werk sind. Fördergeber wollen gerade bei Erasmus+ Produkte und Ergebnisse sehen. Das kann gemeinsam mit der minimalen Förderung von Projektmanagement und Administration dazu verführen, auf eine sehr genaue und konsequente Prozessplanung zu verzichten. Erfahrene ProjektmanagerInnen gehen nicht in diese Falle, sie zeigen in der Formulierung des Antrags, dass sie im Hintergrund über eine klare Planung verfügen.

Vertrauen in die Partner

Vertraute Partner vermindern das Projektrisiko. Deshalb tendieren viele Antragsteller zu bekannten Projektpartnern, wobei auch hier die konkreten Personen eine entscheidende Rolle spielen. Wenn neue Partner gesucht werden, sind einige Grundinformationen wichtig: Gibt es einen professionellen Online-Auftritt, über den essentielle Informationen einfach eingeholt werden können? Gibt es Erfahrungen im Erasmus+ Bereich? Gibt es eine klare Verbindung zum Projektthema?

Gemeinsame Bilder herstellen

Ob alter oder neuer Partner – es führt kein Weg daran vorbei, die Bilder des Projektes abzugleichen und - soweit es geht - ein gemeinsames Verständnis herzustellen. Dieses Verständnis sollte in keinem Widerspruch zum politischen Hintergrund des Partnerlandes oder zum organisatorischen Hintergrund der Partner stehen. Sonst sind Konflikte vorprogrammiert.

Direktive versus partizipative Antragserstellung

Eine Kultur des miteinander Arbeitens wird oft schon durch die Rollenverteilung im Verfassen des Antrags vorweggenommen. Ein eher direktives Vorgehen, indem ein Partner den Antrag verfasst und alle anderen ihre Basisdaten liefern ist zwar wesentlich schneller, aber weniger Beteiligung an der Entwicklung bedeutet oft auch weniger Commitment und letztlich eine schwierigere Umsetzung.

In einer partizipativ gestalteten Antragserstellung können auch sprachliche Bilder besser abgeglichen werden. Dies ist oft ein Schlüsselbereich in Partnerschaften: man verwendet die gleichen Wörter, hat aber unterschiedliche Konnotationen/Konzepte dahinter.

Den Antrag verfassen

Erst nachdem auf diese Weise eine tragfähige Basis für den Projektantrag geschaffen worden ist, wird dieser ausgearbeitet. Eine hohe Textkompetenz bildet dafür eine Voraussetzung, eine große Erfahrung ist von Vorteil.